Ponekad možda želite stvoriti pismo koje ćete poslati mnogim različitim ljudima, ali želite da se pojedini dijelovi tog teksta individualiziraju za svakog primatelja: dijelove poput pozdrava, imena, adrese itd. U riječi To znači da biste trebali stvoriti obrazac, što je zaista lako napraviti.

Prije nego što započnete s pismima obrasca, provjerite imate li već postavljenu bazu podataka sa svim poljima koja želite uključiti. Baza podataka može biti jednostavna kao i proračunska tablica u Excelu sa stupovima za ime, prezime, adresu itd.

Word može uvesti podatke iz Excela, Accessa i tekstualnih dokumenata. Ako već nemate postavljanje baze podataka, uvijek ga možete stvoriti unutar Worda, a ja ću vam pokazati kako to učiniti.

Kreirajte slova u obliku riječi

Za početak, stvorite dokument koji u sebi sadrži standardni tekst poput primjera božićnog pisma u nastavku:

Golo pismo

Primjetite kako nema pozdrava, adrese itd., Jer će sve oni biti dodani kasnije kao polja u našem pismu obrasca. Prvo što trebate učiniti je kliknuti na Select Recipients na kartici Mailings:

Odaberite Primatelji

Ovdje dodajete ljude koji će primati pismo ili uvoziti popis iz datoteke baze podataka.

Otpadanje primatelja

Možete kliknuti na Upišite novi popis ako želite kreirati popis unutar samog Word-a. Za uvoz kliknite na Upotrijebi popis. U ovom ćemo primjeru samo upisati popis.

Popis adresa

Napomena: Kada krenete spremiti popis primatelja, Word će vas pitati za mjesto na tvrdom disku za spremanje datoteke podataka koja će se stvoriti.

Jednom kada spremite popis primatelja, primijetit ćete da je puno ikona koje se nalaze na vrpci za slanje sada moguće kliknuti.

Da biste započeli dodavati polja svom pismu obrasca, kliknite mjesto u dokumentu da biste naznačili gdje želite da se polje postavi, a zatim kliknite na Blok adresa.

Blok adresa

Otvorit će se dijaloški okvir Umetanje bloka adresa.

Kliknite U redu da biste išli sa zadanim formatom i trebali biste dobiti nešto ovako:

Blok adresa je umetnut

Zatim dodajte Enter nakon adresnog bloka da biste tekst premjestili prema dolje, a zatim kliknite ikonu Pozdravne linije:

Ikona čestitke

Ovo će otvoriti dijalog Umetanje pozdrava.

riječ pozdravna linija

Još jednom krenimo sa zadanim formatom i samo kliknite gumb U redu.

Dalje, istaknite gdje piše , desnom tipkom miša kliknite miša, odaberite stavku, a zatim potvrdite okvir uz Ne dodaj razmak između odlomaka istog stila.

Zbog toga će adresni blok pravilno visiti zajedno, a ne imati prazan redak između svakog njegovog dijela.

ne dodaj razmaknicu

Zatim kliknite ikonu Preview Results (Pregled rezultata) koja se nalazi na kartici Mailings (vrti) na vrpci.

pregled rezultata

Umjesto pokazatelja polja adresnog bloka, sada biste trebali vidjeti stvarni sadržaj naveden u Word dokumentu.

Prvi pregled

Kad završite pregled, kliknite ikonu rezultata pregleda kako biste isključili pregled. Zatim, kako biste vidjeli kako dodati druga polja, kliknite samo pokraj prozora u svom dokumentu da biste ga učinili svojim trenutnim položajem, a zatim kliknite ikonu Insert Merge Field.

Ikona polja trenutnog spajanja

Trebali biste dobiti nešto takvo:

Instant polje

Odaberite zemlju ili regiju, a zatim kliknite gumb umetanje.

Umetnuto polje za spajanje

Pokušajte ponovo kliknuti ikonu rezultata pregleda da biste vidjeli kako to izgleda. Evo mog primjera u nastavku:

Zemlje dodani pregledi

Sada kada je pismo obrasca ispravno postavljeno, možete raditi naprednije stvari poput postavljanja pravila. Pravila će vam omogućiti da pokažete neki tekst određenim primateljima i sakrijete ih za druge. Za početak pritisnite gumb Pravila.

pravila

Vidjet ćete padajući izbornik s nekoliko opcija poput Pitaj, Popuniti itd.

Pravila pada

Za naš primjer, odaberite ako ... Onda ... ostalo, što će nas dovesti do sljedećeg dijaloga:

pravila spajanja pošte

Promijenite naziv polja: u Country_or_ Region i upišite USA u polje Usporedi s:. Zatim dodajte malo teksta u okvire u kojima piše Umetni ovaj tekst, a u suprotnom umetnite ovaj tekst.

U ovom primjeru ako primatelj živi u SAD-u, dobit će tekst Sretan Božić umetnut u svoje pismo, dok će svi ostali dobiti poruku Seasons Greetings.

Evo kako će to izgledati kad kliknete gumb U redu, a zatim gumb Pregled rezultata.

Dodajte poruku Merry Christmass

Zatim zabilježite odjeljak rezultata pregleda:

Odjeljak za pregled rezultata

Ovdje možete kliknuti tipke sa strelicama (kada je uključen Pregled rezultata) s lijeve i desne strane broja da biste se pomicali kroz sva slova koja će biti poslana. Na taj način možete biti sigurni da će sva vaša pisma izgledati ispravno prije ispisa ili slanja e-pošte.

Napomena: Izbornik polja za podudaranje u Pravilima odgovara za podudaranje imena polja u bazi podataka s imenima zaglavlja na popisu primatelja.

Da biste lakše vidjeli gdje ste umetnuli polja u svoj dokument, upotrijebite gumb Označi polja za spajanje.

Označite polja

To je prekidač koji možete uključiti i isključiti po vlastitom nahođenju. Konačno, kad ste zadovoljni svojim pismom, kliknite ikonu Finish & Merge:

Završi i spoji

Trebali biste dobiti ovaj padajući izbornik s tri mogućnosti.

Završi i spoji pada

Odaberite Uredi pojedinačne dokumente da biste pripali Word da sva vaša slova zajedno sjedine u jedan veliki dokument koji možete pogledati prije ispisa ili slanja e-pošte.

Kao što vidite, pisanje obrazaca s Wordom više nije dosadašnja zadaća, a dokumente možete kreirati i slati brzo i lako. Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno komentirajte. Uživati!